タイムマネジメントの壁にぶつかっていませんか？
「毎日仕事に追われて、自分の時間が取れない」「どの仕事を優先すればいいのか分からない」。
若手社員の中には、こうした悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
タイムマネジメントのスキルは、日々の業務を効率的に進めるだけではなく、長時間労働の軽減や成果の向上にもつながります。この記事では、誰でもすぐに実践できるタイムマネジメント術の一部を紹介します！
そもそも、タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントは、プライベートでも仕事でも「いかに時間を有効に活用するか」を考え、そのために最適なアクションを実行することを意味します。直訳すると、「時間管理」という言葉になりますが、タイムマネジメントと時間管理は、それぞれ少し異なる意味合いを持っており、この記事では次のような点を意識してお伝えします。
- 時間管理とは
タスクが予定通りに進行しているのかどうか、時間そのものを判断軸として管理することを指します。 - タイムマネジメントとは
タスクを遂行するための時間を最適化することを目的として、効率的に時間を使うためにどんなアクションをとるのかということを意味します。
タイムマネジメントに必要な３つのアクション
新入社員の期間を脱し、若手として期待されるとともに徐々に任される仕事も増えてくる中、仕事を効率的に進めるためには時間を効率的に使っていくためにしっかりとタイムマネジメントしていく必要があります。実際に取り組みを考える際には、次の３つのアクションを実行することによってその取り組みの制度を高めていきましょう。
- 優先順位をつける
仕事はただ漠然と着手していくのではなく、優先順位をつけることが非常に重要となります。代表的な優先順位のつけ方としては、「重要度」「緊急度」の４象限のマトリクスで仕事を分類する方法があります。
なお、重要度については【その仕事が大きな影響を与えるかどうか】、緊急度については【納期や締切などの時間の制限があるかどうか】といった目線で判断すると分類しやすいと思われます。
また、日々の仕事中には、ちょっとしたスキマ時間が生まれることがあると思います。まとまった仕事時間だけの効率化を考えるのではなく、そうしたスキマ時間が生まれた際に「これは５分で終わるな」、「これは10分あれば確認できるな」といった仕事をあらかじめストックしておいて時間をうまく使えるようになると更に生産性が向上します。 - 仕事の振り返りと改善点探しをする
仕事の完了後、やりっぱなしで終わるのではなく、「こうしたらもっと効率的に処理できたかな？」「他のもっと良いやり方はなかったかな」と、自分の思考を磨き上げるアプローチが効果的です。振り返る際には、大きな単位で改善を探そうとするのではなく、仕事をタスクに分解して考えると改善点が見つかりやすくなります。
なお、見直しする際にはECRS（排除・結合・入れ替え・簡素化）の観点が有効です。プロセスの中で辞めてもいいものはないか、一緒に行えるものはないか、順番を入れ替えてしまえるものはないか、もっと簡単にする方法はないか、また、他の人と協力して委託するといった方法などを検討することができます。 - PDCAを意識して取り組む
仕事の進め方として、PDCAサイクルの流れに基づき、仕事の計画そのものの続行性を保ち、後日に追跡できるようにすることが重要です。「とりあえず目の前にきたから取り組むか」で仕事を始めるのではなく、総合的な視点で仕事の要求を見極めてどのような取り組み方が最も効率が良いのか計画立てて実行するようにしましょう。
タイムマネジメントを妨げる要素を知る
タイムマネジメントに関して多くの研修、書籍などがありノウハウも沢山ありますが、それでも上手くいかない人が多いのはなぜでしょうか。実は、タイムマネジメントを妨げる要素は物理的なものだけではなく心理的な側面も大きく影響しています。いくつか代表的なものを紹介しますので、これらを認識しながらタイムマネジメントに取り組んでみましょう。
- 可視化できないことに対する不安
実施すべき仕事の解像度が低く、どんなタスクがあるのか、タスクをこなすのにどの程度のパワーが必要なのかといった点が可視化できてない場合、人はとても不安になり、「なんとなく忙しい」と感じて気が滅入ることがあります。
こうした漠然とした不安を持たないためには、先ほど申し上げたように取り組むタスクをしっかりと見極め、どの程度の時間がかかるのか、どの程度のリソースが必要になるのか、しっかりと仕事やタスクに対する解像度をあげていきましょう。 - 将来の予測ができない不安
不確定な未来のことや達成できるかどうか分からない成果よりも、目の前の直ぐ終わる仕事や成果を優先してしまう気持ちが生まれがちです。こうした気持ちが起きないように、自分が本来達成すべき目標や担うべき役割が何であるのかを常に意識し、短期的な目線ではなく中長期的な目線で日々の仕事に取り組むことが重要です。 - 埋没費用（サンクコスト）が惜しくなる
仕事を担当している中で、すでに着手してから時間が経ってしまっているものやマンパワーやお金等のリソースを費やしたタスクに執着してしまい、これ以上のパワーや時間をかけても良い結果が得られるかどうか分からないのに、辞めるという決断が実施できなくなりがちです。仕事の本質を見つめなおし、必要なら軌道修正する勇気を持つことが大切です。
タイムマネジメントに対する動機付け
ここまでタイムマネジメントを進めるように説明してきましたが、もう一つ、タイムマネジメントを自ら実行しようという気持ちを奮い立たせるために、「時間」が持つ意味を改めて確認してみましょう。
みなさんが持つ「時間」は、仕事をする時間だけではありません。
1日24時間という枠の中で、大きく分けると、仕事、生活、そして余暇の３つに分ける事ができます。
生活（食事、睡眠など）の時間を大きく変化させることは難しく、そのため、仕事の時間が増えると、最初に犠牲になるのは余暇（家族団らん、趣味、リラックスなど）の時間になります。
仕事に係る時間を効率化して、適切な時間の中で自分が与えられた役割や仕事について効率的に取り組み、成果をあげることができるようになれば、十分にバランスのとれた生活時間・余暇時間を得られるようになります。
自分自身の人生を豊かにするために、是非、良い時間の使い方ができるようにタイムマネジメントを習得してください。
タイムマネジメントで自分の時間を取り戻しましょう
タイムマネジメントを身につけることで、効率的に仕事を進められるようになります。全体像を把握し、優先順位をつけ、計画的に行動することが重要です。また、心理的な障害を理解し克服することで、さらに有効な時間管理が可能になります。
今日からひとつずつ実践して、自分の時間を取り戻しましょう！
「タイムマネジメントを身につけさせたいけど、どんな研修をすればいいのか分からない。」「具体的な施策や成功事例を元にしてワークショップを開催したい。」という場合、ぜひ専門化によるコンサルティングサービスを活用することも検討してみてください。あなたの会社に合った制度を構築することで、社員と会社の未来がより明るいものになるはずです。
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